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10 consejos para una implementación eficaz para mantener el balance adecuado en términos de costo-beneficio

En las diferentes reuniones en las que he participado cuando hago presentaciones a Presidentes de Juntas Directivas y CEO´s sobre temas de riesgos, gobierno o cumplimiento, es frecuente recibir el comentario de “mantengamos las cosas dentro de un balance razonable”. Y es que la preocupación de la alta administración normalmente es a cumplir con la asignación justa y apropiada de recursos, teniendo en mente si lo que se quiere implementar en la organización es algo que ayudará a crear valor o al menos a preservarlo.

Estos cuestionamientos han sido un poco más complicados de analizar, cuando de la Ley de Cumplimiento Fiscal para Cuentas Extranjeras (FATCA por su siglas en inglés) se refiere. Y es que más de un CEO de alguna institución financiera en la reunión siente que está regulación es una asignación de costos a la operación y la generación de más trabajo operativo en la organización. Pero como todo en la vida, hay sus “pros” y sus “cons” en este tema. En definitiva toda historia tiene dos lados.

Entendamos el requerimiento de esta regulación americana, y analicemos de qué forma práctica abordarla sin incumplir con la misma.

FATCA: un sistema global de reporte requerido a las instituciones financieras extranjeras

El Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), es una ley fiscal promulgada en EEUU dirigida a las instituciones financieras extranjeras (FFI) la cual contiene reglas de retención e información enfocadas a asegurarse que las personas estadounidenses (US Persons) con activos financieros fuera de EEUU sean reportadas al Servicio de Rentas Internas (IRS por sus siglas en inglés). Los impactos observados de FATCA entidades con sede en los EE.UU., así como en Instituciones Financieras Extranjeras (FFI) con activos o clientes estadounidenses, han sido en general significativos, en términos de esfuerzo y tiempo de remediación.

Según las nuevas disposiciones, una FFI puede llegar a un acuerdo con las autoridades fiscales de Estados Unidos (también conocido como el Servicio de Impuestos Internos, o IRS) para proporcionar información sobre las cuentas de los Estados Unidos de la FFI. Una FFI que entra en dicho acuerdo se convierte en una "FFI participante." Este acuerdo estará disponible para ser firmado entre el 1 de enro y 25 de abril de 2014, según lo dispuesto en el reciente Notice 2013-43 del 4 de julio de 2013.

Costo de no entrar en un acuerdo FATCA

No entrar en este acuerdo con el IRS implicará un costo importante para cualquier FFI no participante, ya que se prevé aplicar una tasa de retención del 30% a ciertos ingresos de fuente de EEUU (por ejemplo: pagos de dividendos e intereses) y a los ingresos brutos por ventas pagados a clientes recalcitrantes, a Instituciones Financieras del Exterior No Participantes (NPFFI por sus siglas en inglés) y a Entidades Extranjeras no Financieras (NFFE por sus siglas en inglés) que no hayan proporcionado información sobre sus accionistas sustanciales de EEUU. Todas las FFI tendrán que cumplir con FATCA o estarán sujetos a la retención antes citada. Teniendo en cuenta los plazos de entrega que tienen las grandes entidades financieras para cumplir con los requisitos de FATCA – particularmente los cambios del sistema de información y la debida diligencia a clientes pre-existentes - se insta encarecidamente a los líderes de las entidades financieras a actuar de forma pronta.

  • 30% Retención: Entidades extranjeras que no cumplan podrían causar una retención del 30% en los pagos realizados dentro del alcance a las entidades globalmente resultando en miles de millones de dólares de los fondos retenidos.
  • Retención: Existen requerimiento de retención sobre pagos realizados a clientes recalcitrantes (por ejemplo personas de EEUU que no proveen documentación) y bancos extranjeros y otras instituciones que no firmaron el acuerdo. Estos requerimientos pueden aliviarse acordando con los bancos corresponsales la asistencia en materia de retención, según las previsiones dispuestas en la Ley.
  • Informe: Se va a reportar cada año, una lista e información crítica de todas las personas de EEUU que no están exentas de cumplir con FATCA, así como un reporte agregado de los propietarios de cuentas recalcitrantes y las cuentas en propiedad de los FFIs no participantes.

Áreas clave para FATCA

Para participar y registrarse en FATCA una FFIs necesitará invertir en tres áreas clave, a nuestro mejor saber y entender:

  1. Documentación: Esto implica la captura de cambios en los procesos y sistemas, así como el análisis de la base de datos de clientes para clasificarlos en Clientes “US” o “Non US” primariamente.
  2. Retención: Existen requerimiento de retención sobre pagos realizados a clientes recalcitrantes (por ejemplo personas de EEUU que no proveen documentación) y bancos extranjeros y otras instituciones que no firmaron el acuerdo. Estos requerimientos pueden aliviarse acordando con los bancos corresponsales la asistencia en materia de retención, según las previsiones dispuestas en la Ley.
  3. Informe: Se va a reportar cada año, una lista e información crítica de todas las personas de EEUU que no están exentas de cumplir con FATCA, así como un reporte agregado de los propietarios de cuentas recalcitrantes y las cuentas en propiedad de los FFIs no participantes.

Algunos de estos tres elementos se aligeran en su peso, cuando los países han accedido a firmar un acuerdo con la Secretaria del Tesoro de los EEUU, lo cual comúnmente se conoce como Acuerdos Inter-Gubernamentales (IGA por sus siglas en inglés).

Acuerdos Inter-Gubernamentales (IGA)

Los IGAS proveen ciertas ventajas a los países miembros que básicamente se orientan a simplificar procesos de reporte y retención, y a reducir riesgos legales en las jurisdicciones en relación con el secreto bancario y otros temas importantes. Son muchos los acuerdos IGA firmados, en proceso y en la lista de espera entre los países y EEUU.

Un acuerdo IGA establecerá procedimientos y requerimientos relacionados con:

  • Clasificación de clientes nuevos
  • Clasificación de clientes pre-existentes
  • Procedimientos de retención y reporte

Igualmente, muchos preverían que estos acuerdos resulten en requerimientos y procesos menos complicados, y que tiendan a aclarar las materias que finalmente deben estar alcanzadas en la ley. En algunos acuerdos IGAs, dependiendo del modelo (1 o 2), los países han logrado establecer el tratamiento legal para aspectos tales como:

  • No solicitud de autorización a clientes US para reportar, ya que se logran acuerdos para el manejo de las clausulas de confidencialidad para no exponer a riesgos legales a las FFIs y las previsiones de FATCA se convierten en normas locales.
  • Definición de actividades financieras fuera y dentro del alcance de la Ley. (Excepciones o Deemed Compliants)
  • Aligeramiento del sistema de retención sobre ingresos brutos, ganancias de capital y passthru payments. Quedando sólo la retención a clientes recalcitrantes.
  • Reporte de los FFI´s a la autoridad fiscal nacional, para que sea esta quien termine reportando a la autoridad fiscal de los EEUU (IRS).
  • Establecimiento de mecanismos de información en dos vías, entre otros aspectos.

Desafíos en la implementación de FATCA

Las FFI´s enfrentarán retos diversos, que podrían estar mitigados en virtud del logro de los IGA´s. Muchos de estos acuerdos pueden resultar en requerimientos y procesos menos complicados. Sin embargo, algunos de los desafíos estarán siempre presentes. Algunos de estos desafíos son los siguientes:

Desarrollando un enfoque para asegurar un programa de implementación eficaz

Como ya vimos, los desafíos que impone FATCA para la industria de servicios financieros impactan en diferentes frentes en las organizaciones. La pregunta que debe hacerse es ¿Qué hacer? ¿Cómo estar bien preparado? He podido ver en los últimos meses organizaciones que no han hecho aun nada en la materia, algunos que lo han intentando de forma poco organizada y otros que han estructurado de firma apropiada su esfuerzo de implementación para estar apropiadamente preparados. Luego de estar involucrado en unos 15 proyectos de implementación de esta regulación, creo que puedo aportar algunos tips para su consideración al momento de dar respuestas a estas interrogantes. Aquí va mi top ten:

  1. Realizar un análisis de impacto completo y documentado. Esto implica: a) No subestimar los impactos de la regulación; b) Considerar líneas de negocio, subsidiarias, holding, productos, procesos, sistemas; c) Segmentar clientes para racionalizar el esfuerzo de documentación; y, d) Revisar resultados y priorizar acciones estratégicas
  2. Establecer formalmente un robusto programa FATCA. Por ello será necesario: a) Considerar las relaciones funcionales y de procesos; b) Asegurar cobertura de áreas que directamente interactúan con clientes; c) Prepararse para manejar el cambio. Y FATCA es un cambio relevante.
  3. Asignar un presupuesto: Considerar costos internos y externos. Es importante establecer el tipo de remediaciones que serán necesarias implementar y tener una idea del costo de este requerimiento.
  4. Mapear todos los requerimientos aplicables a la organización o grupo económico. Considerar en el ejercicio lo siguiente: a) Identificar cuáles requerimientos son necesarios hasta el 30 de junio de 2014 y cuales necesarios después de esa fecha; b) Establecer el impacto económico del requerimiento; c) Asignar responsables, roles, fechas claves. En otras palabras organizarse.
  5. Evaluar opciones estratégicas. Puede que un impacto identificado tenga una o varias opciones de tratamiento. Por ello, será necesario extremar los análisis de costo-beneficio, considerando además complejidad de soluciones identificadas y tiempo de implementación previsto.
  6. Diseñar soluciones. Esto implicará modificar o implementar formularios, contratos, procesos, sistemas, etc.
  7. Concentrar esfuerzos en procesos de vinculación. Esto quiere decir que es conveniente priorizar las acciones identificadas como requeridas para su implementación antes de la entrada en vigencia de la Ley.
  8. Asignar al Oficial Responsable. Este es un tema donde hay que enfocarse en escoger a la persona apropiada. La que realmente tenga liderazgo y capacidad de organización de equipos multifuncionales. Al mismo tiempo, es bueno pensar en aspectos relacionados con la segregación de funciones para esta función.
  9. Definir estrategia de comunicación. Es importante saber qué y a quién comunicar; asi como cuando comunicar. Por otra parte, es conveniente pensar en un plan de capacitación alineado a roles y funciones, lo cual debería ayudar a manejar los riesgos asociados al tema en las diferentes unidades de negocio y soporte a través de toda la organización.
  10. Por último, es importantísimo asegurar el establecimiento de una estructura de gobierno que gestione de forma apropiada el programa FATCA de su organización.

Notice 2013-43: Extensión del plazo original de cumplimiento

A inicios de julio de 2013, el IRS emitió el Notice 2013-43 en el que daba referencia en las extensiones de algunos plazos de cumplimiento para el inicio de la vigencia de la Ley FATCA. De forma resumida, los cambios más importantes son los siguientes:

  • Registro en el portal: A partir del 18 de agosto de 2013.
  • Registro formal del PFFI´s: comenzando el 1 de enero de 2014.
  • Finalización del registro: 25 de abril de 2014 (para primera lista de GIINs).
  • Fecha de Corte para obligaciones de derecho adquirido: 30 de junio de 2014.
  • Fecha para nuevos procedimientos de vinculación de clientes: 1 de julio de 2014.
  • Requerimiento de retención: 1 de julio de 2014.
  • Reporte FATCA: Se mantienen el 30 de marzo de 2015, con la diferencia que será sólo sobre la base de clientes del FY2014 (no la del FY2013)
Disclaimer

Esta presentación tiene fines didácticos para cubrir objetivos informativos y no pretende ser un documento de asesoría en materia contable, financiera, fiscal, tecnológica o de cumplimiento regulatorio. No se acepta ningún reclamo por las decisiones que se tomen en relación con esta presentación que cumple fines ilustrativos y didácticos. Las decisiones que el cliente haga con base en esta documentación no están relacionadas con ninguna asesoría y las mismas son de entera responsabilidad del cliente.

Por Bismark E Rodriguez

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